Грамотно организованная видеоконференция — это возможность повысить эффективность сотрудников, достичь взаимопонимания с партнёрами и «показать класс» конкурентам. Пять важных рекомендаций для организаторов деловых онлайн-конференций.

Современные IT-технологии позволяют людям из любой точки мира видеть и слышать друг друга в реальном времени. Проведение видеоконференций практикуется государственными органами, коммерческими компаниями, образовательными учреждениями. Остановимся на возможностях конференц-связи в бизнесе.

Как видеоконференцсвязь упрощает деловое общение?

Видеоконференцсвязь — важный элемент коммуникации в компаниях, филиалы или партнёры которых находятся в разных городах и странах. Интернет-конференция позволяет сотрудникам координировать действия, оперативно решать текущие вопросы и заниматься стратегическим планированием. Дистанционное участие в видеоконференции существенно экономит время сотрудников и финансовые средства компании. Проведение видеоконференции успешно заменяет «живое» совещание с иностранными партнёрами, что сэкономит время и деньги обеих сторон.

Для грамотного проведения деловой онлайн-конференции стоит учитывать несколько простых правил.

Пять рекомендаций для проведения результативной Интернет-конференции

1. Составьте «повестку дня» (agenda) онлайн-конференции. Напишите список вопросов, которые нужно обсудить по видеоконференцсвязи, и предоставьте доступ к списку всем будущим участниками Интернет-конференции. Такая программа для видеконференций, как CommFort, позволит организовать онлайн-конференцию с несколькими десятками абонентов или даже больше, поэтому у участников конференции желательно уточнить, кто и как долго планирует выступать. Эти действия помогут грамотно спланировать ход видеоконференции и определить её временные рамки.

2. Корректно проинформируйте участников о том, когда начнётся Интернет-конференция. Не забывайте учитывать часовой пояс, ведь участники могут подключаться к видеоконференции из разных городов и стран. Для удобства участников, можно указать время, например, в таком формате: «в 15:00 по московскому времени (часовой пояс UTC+4)». Если вам известно, из каких городов подключатся к видеоконференцсвязи другие участники, укажите время по их часовому поясу. Например: «для Киева это 14:00, а для Лондона —12:00».

3. Подготовьте электронные материалы: документы, таблицы, иллюстрации. Онлайн-конференция будет более продуктивной, если участники будут и говорить, и показывать. Система конференц-связи CommFort позволит, например, перетащить графический файл в чат, и этот файл моментально увидят все абоненты видеоконференции. Также с помощью CommFort можно передать участникам сеанса видеоконференцсвязи папки с электронной «раздаткой».

4. Проверьте работу оборудования и программы для видеоконференций. Перед началом сеанса конференц-связи убедитесь, что у вас под рукой есть зарядное устройство для ноутбука. Проверьте работоспособность веб-камеры и микрофона. Запустите программу, через которую вы будете участвовать в онлайн-конференции: если вы ранее не участвовали в видеоконференции именно через это приложение, изучите его опции. Если вы проводите конференц-связь через программу CommFort, знакомство с функционалом программы займёт считанные минуты.

5. Проводите видеоконференцию так же, как «живое» совещание. Конференц-связь через Интернет отличается лишь физическим отсутствием участников в одном кабинете. Правила делового этикета действуют на Интернет-конференции как на любой другой, реальной. Используя систему конференц-связи CommFort, вы и ваши собеседники смогут быстро привыкнуть к новому формату делового общения.